En mindre smertefuld tilgang til beredskabplanlægning

Udgivet på 17 november 2010

Yemen står overfor konflikter, flygtninge, tørke og alvorlig fødevaremangel, og repræsenterer dermed mange af de udfordringer som WFP står overfor i hele verden.

WFPs kontor i Yemen var den ideelle kandidat til at prøve organisationens nye katastrofeberedskabspakke af. I og med at landet står overfor konflikter, flygtninge, tørke og alvorlig fødevaremangel, er alle de udfordringer som WFP står overfor i hele verden samlet på ét sted.
ROM – WFPs landechef i Yemen, Giancarlo Cirri, var knap så glad da han hørte, at hans team var blevet udvalgt til at afprøve den nye pakke, som er designet til at forbedre planlægningen til nødoperationer. Årsagen til det var, at han frygtede at det ville tage en masse værdifuld tid samt at det eneste der ville komme ud af det var et dokument, som man ville glemme alt om når katastrofen rent faktisk ramte.
Men efter at have været igennem processen, roser han nu pakken for at etablere klare og kontante trin-for-trin guidelines.
”Det har også vist sig at være et ledelsesværktøj. Det er en arbejdsplan, som gør os i stand til sammen at gennemgå vores analyse af et meget land med et meget komplekst nødhjælpsbehov på en mere formel og regelmæssig måde.”
Pakken forener de tre processer der eksisterede hver for sig før: Beredskabsplanlægning, forretningskontinuitetsplanlægning og risikoanalyse.
 
Risiko analyse
Det er dog risikoanalysen, der virkelig er grundlaget for alt. 
”Vi satte os ned med de ansatte i Yemen og identificerede og rangerede hver risiko i både sandsynlighed og effekt,” forklarer Andrea Bagnoli, der arbejder med nødberedskab og afværgelsesforanstaltninger fra Rom. ”Derefter guidede vi hver enkelt landekontorenhed gennem manualen ”Minimum Preparedness Measures” som er obligatorisk i den nye pakke. 
Denne tilgang til introduktionen af pakken gav personalet en form for ”ejerskabsfølelelse” af processen. ”Personale fra HR & Finans fortalte os fx at de aldrig havde været involveret i beredskab før, og det er da klart at det skal de. Hvem ville det for eksempel være man ringede til for at finde ekstra chauffører og biler i en nødsituation? Det ville være medarbejdere fra sådan en enhed.”
 
Tilgængelig information
”Før i tiden ville informationen om tilgængelige ekstra biler og chauffører være i én persons hoved eller på hans eller hendes computer, og hvis de ikke var på kontoret, gik simple informationer som disse tabt og ville ikke være tilgængelige for os andre,” siger Jonathan Campbell som arbejder for WFP i Cairo. ”Det er derfor vigtigt at have et system så informationer som disse bliver mere tilgængelige og det skal være klart hvem der er ansvarlige for dem. 
Yderligere tests skal udføres i andre landekontorer, for på bedst mulig vis at afspejle de lande, WFP arbejder i. Opstart og uddannelse til de regionale kontorer er planlagt i starten af 2011.